Agenda tus reuniones

 

            Una de las actividades administrativas más desarrollada en los últimos tiempos son las denominadas agendas de reuniones. El tema de hoy nace de su connotación en diferentes disciplinas del quehacer laboral, inicialmente utilizado en juntas de negocios y militares, se aplica hoy día en casi todos los campos de trabajo público, privado y gubernamentales. Al conceptualizar el termino agenda encontramos un documento que describen las actividades a realizar durante un período determinado, permite organizar las ideas, priorizar tareas y asignar responsabilidades según el cargo.

            Cada agenda es particular, pero tiene los mismos principios comenzando por la planificación, determinar los objetivos o propósitos, allí se determinan las actividades, recursos disponibles, metas, la o las temáticas, sub temas, lapso o duración (se recomienda ser breve), semanal (más recomendada), agenda del día para reuniones particulares y realizar las convocatorias respectivas formalmente (por escrito).

            Uno de los criterios más destacados de la agenda de reuniones es PRIORIZAR, consiste en dar el mayor valor a una actividad por encima de otras, se enumeran para luego asignarle el lugar definitivo correspondiente, ejemplo:

Puntos:

Visita de supervisión. (3)

Bienvenida al todo los participantes. (1)

Seleccionar el secretario de acta. (2)

Cronograma de supervisión. (4)

            Después de escribir los puntos de la agenda de reuniones, se procede a marcar según la prioridad o importancia, asignando un orden numérico. Es importante este paso para obtener mayor efectividad, eficiencia y eficacia. Un desorden en el orden del día podría dar lugar a críticas por errores u omisiones preestablecidas. Incluso si utilizan un recurso electrónico o computador para presentar las láminas, estas deben tener un orden según lo previo acordado.

            En tercer lugar encontramos la optimización de la gestión del tiempo, la cual consiste en describir las actividades de inicio, desarrollo, cierre, duración de cada una y posibles holguras (recortar o alargan una de ellas).  Por ejemplo:

1.- Palabras de apertura a cargo del Coordinador Nacional del Programa Todas las Manos a la Siembra.

2.- Desarrollo de la temática: Cultivos organopónicos y biofertilizantes.

3.- Ciclo de preguntas y respuesta.

4.- Lectura de acta, evaluación y acuerdos.

            El maestro de ceremonia lleva la agenda de la reunión, si nota que el punto ha sido cumplido procede al siguiente punto de la agenda, si no hay por ejemplo preguntas al facilitador, cierra el ciclo de preguntas y pasa al siguiente, en forma dinámica, en caso de muchas preguntas se cierra el ciclo por el tiempo cumplido preestablecido, 10 a 15 minutos. Si un tema se desarrolla en una hora no es recomendable alargarlo más en el ciclo de preguntas, tanto las preguntas como las respuestas deben ser breves y concisas.

            En relación a los datos que debe contener una agenda de reuniones, encontramos la fecha, hora, número de asistentes, orden del día y secretario de acta. Podemos en algunos casos tener a un personaje ilustre invitado y se lee una reseña histórica o la síntesis curricular. Una vez más la maestra encargada de dirigir la actividad de hacer lo posible por obtener la mayor información sobre el invitado y presentarlo en la forma correcta.

            Los denominados acuerdos de la agenda, durante la reunión el personal encargado de llevar el acta, secretaria o un docente, deben registrar dicha información y leer al final de la actividad. Estos acuerdos permiten incluso asignar tareas y responsable durante la jornada. Asignar fechas y horas a tareas específicas, entre muchas cosas más. Si se trabaja en equipo, coordinaciones o por etapas, ejemplo educación inicial, secundaria y especialistas de deporte, a cada uno de ellos se le asignarán tareas para la semana aniversario. Por lo general al final se redacta un acta y se coloca a consideración de los participantes para su firma.

            Mucho se ha especulado sobre las agendas de reuniones y existen muchas informaciones al respecto pero, cada agenda debe contener criterios claros y flexibles, no es un instrumento rígido. A veces aparecen puntos varios o fuera de la agenda. Las condiciones climatológicas pueden cambiar el resultado agendado, por ejemplo: planear una exposición de murales y las lluvias no permiten el recorrido, se activa el plan B, se presentan las fotografías durante y después.

            Por otra parte, además del maestro de ceremonia, orador de orden y secretario de acta, se deben asignar previamente las normas para la participación, comentarios, ideas, votos, elecciones, agradecer que las cosas fuera cosas fueras de contexto se traten en puntos varios. No  repetir o profundizar sobre el mismo tema, los participantes deben hacer uso correcto del tiempo para agilizar las reuniones.

            Es importante destacar que las tecnologías de información y comunicación (TIC) están presente en cada actividad, incluyendo las plantillas para agendar reuniones, citaremos algunas de ellas: Zoom, Asana, Clokwise, Vimos, Microsoft Teams, entre otras. Gran cantidad de diseños apegados a los intereses y necesidades de cada caso en particular. Pero, muchos prefieren a la antigua, tradicionalmente, papel y lápiz,  impresas en varios casos.

            En función a la productividad vs la improductividad, las agenda de reuniones es lo mejor, permite una guía para hacer más dinámicas los encuentros, fructíferos, agradables, sentir que no se pierde el tiempo, lo contrario genera vacios de información, silencios, titubeos, muletillas, incluso terminada la reunión dicen a la audiencia, se me olvido mencionar y siguen y siguen.

            Tipos de agendas de reuniones, tomando en cuenta la temática y los participantes, las mismas pueden ser: de directivos, generales, lluvia de ideas, individuales, por proyectos, evaluación de desempeño, diagnósticas, por lapsos académicos, mensuales, semanales, por actividades especiales o efemérides, convivencias, culturales, deportivas, entre otras.

            Se recomienda durante o al final de la reunión, aplicar una lectura, reflexión o pensamiento de un personaje ilustre o célebre, como dinámica que permite romper el hielo, genera la participación activa. Para ello debes investigar la temática, estadísticas, fechas y hechos históricos, imágenes y fondos de pantalla (en caso de proyectarla durante la reunión).

            La finalización de una reunión por lo general, se hace con los puntos varios, ciclo de preguntas y respuesta, refrigerio, exposición, despedida, la frase más utilizada ha concluido la reunión. Si deseas algún tema en particular, colócalo en los comentarios, escribe desde donde te encuentras y como siempre disponible para futuras publicaciones, charlas y conferencias a nivel nacional e internacional, NOS SEGUIMOS ESCRIBIENDO.

Dr. Jacobo Caldera